Succesvol moeilijke gesprekken voeren

Over deze opleiding

Een gesprek is zelden moeilijk door het onderwerp. Slecht nieuws brengen, iemand aanspreken op zijn gedrag of een conflict benoemen: op papier weet je perfect wat er gezegd moet worden. Wat het moeilijk maakt, is dat er iets op het spel staat. Een samenwerking, een sfeer in het team, soms een relatie die je jaren hebt opgebouwd.

Daarom lopen die gesprekken vaak op twee manieren mis. Ofwel verpak je je boodschap zo zorgvuldig dat de ander achteraf niet eens weet dat er een probleem was. Ofwel wacht je tot de frustratie te hoog zit, gooit het eruit, en zit je gesprekspartner meteen in de verdediging. In beide gevallen mag je het gesprek later opnieuw voeren, en dan is het nog lastiger geworden.

In deze opleiding leer je die twee valkuilen omzeilen. Je leert helder zijn zonder hard te worden, en respectvol zonder vaag te worden. Je oefent op gesprekken die je zelf op je bord hebt liggen, zodat je na afloop niet alleen weet hoe het zou moeten, maar ook aanvoelt hoe het klinkt wanneer jij het zegt.

Onze aanpak

We volgen het gesprek van begin tot eind: van de voorbereiding aan je bureau tot de nasleep in de dagen erna.

1. Waarom deze gesprekken moeilijk zijn

Eerst kijken we naar wat er precies gebeurt in een gespannen gesprek, bij de ander en bij jezelf. Welk soort gesprekken kosten jou het meeste moeite, en waarom net die? We werken met het kernkwadrant om je eigen reflexen scherp te krijgen: waar je van nature sterk in bent, slaat onder druk vaak door naar een valkuil. Wie vlot praat, praat te veel. Wie direct communiceert, wordt bot.

2. De voorbereiding

De helft van het werk gebeurt voor het gesprek begint. Je leert feiten scheiden van je eigen interpretatie, want dat onderscheid bepaalt of de ander zich aangevallen voelt of niet. Daarnaast bepaal je je doel: wat moet er na dit gesprek anders zijn? Je krijgt ook een bruikbare gespreksstructuur mee die je op elk type gesprek kan leggen.

3. Het gesprek zelf

Hier gaat het over de uitvoering: hoe open je, hoe breng je je boodschap, en hoe hou je het gesprek op de rails wanneer het alle kanten uitgaat. Je oefent op luisteren, samenvatten en doorvragen, en op het formuleren van een boodschap die de ander kan horen zonder zich klein te voelen. De principes van geweldloze communicatie vormen daarbij de rode draad, vertaald naar taal die op de werkvloer werkt.

4. Emoties, weerstand en wat erna komt

Boosheid, tranen, stilte of een schouderophalen: elke reactie vraagt iets anders van jou. Je leert emotionele signalen vroeg herkennen en er rustig op inspelen in plaats van erdoor overvallen te worden. We staan ook stil bij je eigen spanning, voor en na het gesprek, en bij de opvolging. Want een moeilijk gesprek is pas geslaagd wanneer er in de weken erna ook echt iets verandert.

Voor wie is deze opleiding interessant?

Deze opleiding is er voor iedereen die gesprekken moet voeren waar hij liever omheen zou fietsen:

• Leidinggevenden die functioneringsgesprekken, feedbackgesprekken of slechtnieuwsgesprekken op hun bord krijgen
• Projectleiders en teamleads zonder hiërarchische macht, die mensen moeten bijsturen die niet aan hen rapporteren
• HR-professionals die vaak de moeilijkste gesprekken van de organisatie mogen voeren
• Zaakvoerders en ondernemers die alle rollen combineren en dus ook deze

• Iedereen met veel klantcontact die af en toe een gesprek moet voeren dat niemand graag voert

Wat mag je verwachten?

• Je eigen gesprekken op tafel. We werken niet met bedachte cases uit een handboek, maar met situaties die je zelf aanbrengt. Dat maakt het oefenen soms ongemakkelijk, en precies daarom werkt het.
• Veel oefenen in een veilige setting. Je probeert, je krijgt feedback, je probeert opnieuw met een andere aanpak. Het verschil tussen weten hoe het moet en het kunnen zeggen, zit volledig in die herhaling.
• Modellen die je onthoudt. Je krijgt een beperkt aantal kapstokken mee die eenvoudig genoeg zijn om er in het heetst van een gesprek nog aan te denken. Liever vier modellen die je gebruikt dan twaalf die je vergeet.
• Een trainer met praktijkervaring. Onze trainers hebben jarenlange ervaring in communicatie en people management. Ze hebben zelf aan beide kanten van dit soort gesprekken gezeten.
• Minder uitstelgedrag. Het echte resultaat merk je niet in de opleiding, maar de week erna: het gesprek dat je al een maand voor je uitschuift, gaat eindelijk door. En het valt mee.